Praktische Regeln gegen Missverständnisse mit chinesischen Lieferanten – vom Schreiben von Spezifikationen und Bestätigen von Vereinbarungen bis zum Einsatz eines Dolmetschers.
Viele Qualitätsprobleme beginnen als Kommunikationsprobleme. Der Lieferant hat etwas anderes verstanden, als du gemeint hast, oder Ja zu etwas gesagt, das er nicht liefern konnte. Klare Kommunikation löst nicht alles, beseitigt aber einen großen Teil der vermeidbaren Fehler.
Schreib verständlich, nicht kunstvoll
- Kurze Sätze und einfache Wörter. Deine Nachricht wird womöglich mit einem Übersetzungstool gelesen.
- Ein Thema pro Nachricht, mit nummerierten Punkten.
- Vermeide Redewendungen, Ironie und Abkürzungen.
- Nutze Zahlen und Einheiten: „120 mm ± 1 mm“ statt „etwa 12 cm“.
Zeigen statt beschreiben
- Zeichnungen mit Maßen und Toleranzen.
- Referenzfotos mit markierten Details.
- Farbreferenzen wie Pantone-Codes statt „dunkelblau“.
- Wann immer möglich ein physisches Muster.
Bestätige alles schriftlich
Schick nach jedem wichtigen Anruf oder Chat eine Zusammenfassung: was vereinbart wurde, Zahlen, Termine und wer wofür verantwortlich ist. Bitte den Lieferanten, sie zu bestätigen. Vor der Produktion muss alles im Kaufvertrag stehen: Spezifikation, Qualitätsstandard, Verpackung, Lieferzeit, Zahlungsbedingungen und Mängelregelung.
Zwischen den Zeilen lesen
- Ein direktes „Nein“ ist selten. „Wir versuchen es“, „vielleicht“ oder „das ist etwas schwierig“ bedeutet oft Nein.
- „Ja“ kann „Ich verstehe“ heißen, nicht „Ich stimme zu“.
- Stell offene Fragen: „Wie stellt ihr sicher, dass die Farbe passt?“ statt „Könnt ihr die Farbe treffen?“
Achte auf das Timing
- Zeitzonen: Plane Anrufe je nach deinem Standort am chinesischen Vormittag oder späten Nachmittag.
- Feiertage: Rund um das chinesische Neujahr und die Goldene Woche im Oktober arbeiten Fabriken langsamer oder schließen. Lies unseren Planungsleitfaden zum chinesischen Neujahr.
Wann ein professioneller Dolmetscher sinnvoll ist
Übersetzungstools reichen für alltägliche Nachrichten. Setz Profis ein bei:
- Verhandlungen und Vertragsbedingungen.
- Technischen Spezifikationen und Qualitätsfragen.
- Fabrikbesuchen und Audits.
- Streitfällen und Reklamationen.
Ein guter Dolmetscher übersetzt nicht nur Worte: Er stellt auch sicher, dass beide Seiten verstehen, was tatsächlich vereinbart wurde.
Eine einzige verlässliche Quelle
Bewahre die neueste Version von Spezifikation, Druckdaten und Vereinbarungen an einem Ort mit Datum auf, und sag dem Lieferanten klar, wenn eine Version eine andere ersetzt.
Zyntral übersetzt Dokumente und dolmetscht Gespräche mit Lieferanten mit seinem Übersetzungs- und Dolmetschservice. Für eine strukturierte Verhandlung lies So verhandelst du mit chinesischen Lieferanten.
