如何记录缺陷、向中国供应商提出索赔并协商公平的解决方案，以及哪些合同条款能让索赔更容易。
即使有好的供应商和验货，问题也还是会发生：一批次品、数量短少，或运输途中损坏。你如何准备、如何应对，决定了你能挽回损失还是自己承担。本文介绍如何有条理地处理索赔。
预防从合同开始
如果合同中包含以下内容，索赔会容易得多：
- 质量标准： 确认样和规格。
- 验货条款： AQL 限值，以及在支付尾款前验货。
- 缺陷政策： 补货、折让或退款，以及报告问题的期限。
- 包装要求： 减少运输损坏。
第一步：弄清问题出在哪里
- 生产缺陷： 供应商的责任。
- 运输损坏： 通常由承运商或保险处理。
- 规格错误： 如果供应商完全按要求生产，问题可能出在规格本身。
答案决定了你应该向谁索赔。
第二步：把一切记录下来
- 缺陷的照片和视频，并拍到外箱标签。
- 受影响的数量，以及你是如何清点的。
- 批次号、订单号和发票号。
- 如果是运输损坏：到货时包装的照片，以及在签收单上的备注。
尽快报告问题：保险公司和承运商的期限都很短。
第三步：提出索赔
发送一份清晰、基于事实的索赔：
- 问题是什么，并附上证据。
- 与确认样和规格有何不同。
- 涉及多少件。
- 你提出的解决方案。
保持客观和专业。措辞激烈的消息很少能让问题更快解决。
第四步：协商解决方案
常见的方式有：
- 在下一批生产中补货。
- 在下一个订单中折让抵扣。
- 部分或全额退款。
- 由供应商出钱进行本地维修或挑选。
把货退回中国很少划算。如果你打算继续和这家供应商合作，在后续订单中抵扣往往是最实际的办法。
如果供应商不配合
- 把问题升级到主管或工厂老板。
- 如果还有未付的款项，把它作为筹码。
- 如果你使用的付款方式有买家保障，请在期限内使用。
- 金额较大时，考虑寻求法律意见。适用中国法律、用中文签订的合同在中国更容易执行。
从每次索赔中学习
更新你的规格、验货清单和包装要求，避免同样的问题再次发生。
Zyntral 通过售后服务帮助你在交货后处理索赔、退货和供应商问题。想在出货前就发现缺陷，请阅读我们的 AQL 检验指南。
